プロジェクト管理

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誰でも常に、幾つかの「プロジェクト」を抱えているはずです。
※プロジェクトとは、複数のタスクから達成することのできる、目標のようなもの。
※タスクとは、「○○の進度状況について調べる」とか「△△への返信メールを打つ」といった個々の作業のことです。

「自動車を買い替える」

とか、

「来週末までに発表資料を完成する」

とかです。

project2.jpg

プロジェクトは、重要なものとそうでないもの、規模が大きいものから小さいものも含めて、誰でもいつも数十個は保有していると言われます。

プロジェクトの数は日々変動し、優先順位が変わったりします。

プロジェクトについても、これまで提唱してきた「大学ノート&手書き」の手法を利用して、管理する方法を、いろいろ試してみました。

一番使えそうだったのが、ポストイットによる管理です。

ノートの一番最初のページに、プロジェクトの名前を書いたポストイットを貼って、その優先順位を日々並び替えたり、追加&削除で管理する方法です。

しかし、うまく回りませんでした。

ポストイットは貼り替えは簡単です。
しかし、プロジェクトを分割したり、ちょっとした情報を書き加えたり、消したりする作業が手書きなため、意外と面倒なのです。

並び替えたり、切った貼ったしたり、追加・消去といった流動的な作業は、PCの方が便利だと感じました。

しかし、それでは手帳とPCに情報を別々に保存することになってしまいます。
「情報は一箇所に集中する」という、これまでの議論に反します。

別々に保存するデメリットは、「アクセスしなくなる」ことです。
せっかく保存した情報が、埋もれてしまうのが問題であるならば、「定期的に必ず目を通す場所」をうまく使えば良いのでは?と考えました。

そこで、PC上で毎日起動する、電子メールソフトの下書きファイルを利用して、プロジェクトを管理することにしました。

project2.jpg

私の場合はアウトルックエキスプレスです。
電子メールソフトなら、毎日利用し、いつも目に付きますので、ストレスなく利用できます。

やらなければいけない実行中のものを【プロジェクト】、その他やらなくても良いけど気になるものを【いつかやる・たぶんやる】に分類し、最低一週間に一度は管理しています。

更新した後保存すれば、その時の日時で保存しなおされますので、最新ファイルとして、一番上に表示されます。
よって、ファイルが過去データーに埋もれてしまうこともありません。

現在、管理人は手帳(情報管理ツール)として、各メモ道具と、大学ノート、そして、この「プロジェクトファイル(メールの下書きファイル)」を活用しています。

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