最小のインプットで最良のアウトプットを実現する「合理的」仕事術

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官僚さんというと、高学歴な方々が日々大量のタスクをこなしているという印象があります。

官僚に学ぶ仕事術 ~最小のインプットで最良のアウトプットを実現する霞が関流テクニック~

特に国会期間中は、答弁作成のため徹夜続きとなり、気力体力ともにギリギリの生活を続けるそうです。官僚さん達の過酷なタスク遂行の中から生まれた効率的な仕事術を知ることができました。


Cooking / Skanska Matupplevelser

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忙しいほど仕事ははかどる

忙しい人はなぜ忙しいのでしょうか。それは、デキるから、一般より能力が高いから、多くの仕事、重要な仕事を任されるのです。結果として、忙しいポジションに就いているわけです。(中略)

その中で業務をこなしているから、「忙しさ」をどうさばくのかという技術にさらに磨きがかかります。結果として、余裕を持っている方が多いのです。

忙しい人に仕事を振ったほうが、仕事はうまく回ることは、よく知られています。忙しい人は、最短距離で仕事をこなすため、ムダが生じにくいからです。仕事はそもそもデキル人に集まるので、普段から忙しい人は仕事がデキル場合が多いのです。

現代の仕事(特にホワイトカラー)の多くに求められるのは、質より量、特にスピードではないでしょうか。

少なくとも、私の官僚の10年間の経験で言えば、仕事の質は失敗無く処理することであり、それ以外の成果物の質については、一定のレベルを満たしさえいれば、それほど問題になりませんでした。

むしろ、大量の仕事を時間内に処理すること、それもできる限り「速く」処理することが求められていました。

事務屋さんの仕事とは主に、関係各所とコンセンサスをとって、書面にまとめることです。組織では、誰でも納得する筋道で、論理的に意思決定をしていかないといけません。その過程において余計な装飾は必要ありません。過不足なく、確実に処理していくことが第一です。

まず、自分だけで完結する仕事か、他人が絡む仕事かを区別し他人が絡む仕事を優先的に処理します。(中略)

特に午前中はできるだけ頭を使って考える仕事を行います。

他人が絡む仕事では、自分ではコントロールできない部分がどうしてもできてしまいます。関係者への確認が必要な作業を最優先で処理することで、時間切れのリスクを減らせます。私も朝早起きして仕事をすることが多いのですが、朝の方が圧倒的に脳の回転が良いです。よって、一日の初めに最優先ですべき仕事は、「他人が絡んでいて、かつ頭を使う仕事」ということになります。

私はアウトプットに必要な部分だけ、つまみ食い的に知識を入れるようにしていました。

必要な用語等も、専門誌を漠然と読むより、アウトプットを意識しながら厳選して頭に刻み込んでいったほうが、効率が良いのです。

いくらインプットをしても、社会に貢献するアウトプットに繋がらなければ、本当の意味での仕事になりません。趣味で読書をするのであれば構いません。自身のアウトプットの質を上げていきたいのであれば、アウトプットをあらかじめ想定して、必要なインプットを選択していくことが必要でしょう。


プレゼンする miyoshi さん / odysseygate

プレゼンのコツ

例えば、今はもう引退してしまった某大物政治家は、官僚からの「ご説明」に対し、最初の30秒で興味を引くことができなければ、怒り出すそうです。

その30秒を怒られずにやり過ごすことができた者のみが、次の2分30秒の説明が許されるというわけです。

最初の30秒で議員の関心を「つかむ」ためには、説明者の力量が問われます。

議員によっては、分刻みのスケジュールで行動しています。そんな彼らに説明できる時間は3分ほどしか与えられません。そんな中で興味を持って聞いてもらうには、一番最初の入りが重要だということです。書類にある案件名、つまり「タイトル」は一番重要になるでしょう。新聞や雑誌、ネットで記事を読む際に、我々はタイトルで読む記事を取捨しています。最初から全力でいくべきです。

プレゼン当日の発表の際には、「自分自身をプレゼンの主体にする」ことが大切でした。

せっかく作ったプレゼン資料ですが、それだけに頼るのではなく、最後は自分自身が主役、資料は「従」の役割です(中略)

聴衆を巻き込むには、プレゼンターが全身を使って語りかける必要があります。

スピーチを聞く聴衆は、内容よりも、話し手の人なりに興味を持ちます。重要なのは、スピーチの内容を通じて「自分自身」を伝えることです。いつもよりも2倍くらい大きな声で、ボディーランゲージをフル活用して、ガンガン話していくことがコツだと思います。

スピーチの達人であるデール・カーネギーも『話し方入門』の中で、「大切なのは何を話すのかではなく、むしろどう話すかということだ」と述べています。

そういう意味で、スピーチの導入部を念入りに準備するということは、聴衆を話しに引き込む、重要なパートと言えるでしょう。

私自身の経験でも、導入部に何も言わずにいきなり本題に入った場合と、導入部にまずは聴衆が興味を持ってくれるようなネタを最初に紹介した場合とでは、聴衆の聞く態度がまったく異なることに気がつきました。

最初は話し手も、聞く側も身構えているので、なるべく早い段階でリラックスした流れに持って行きたいです。お互いの共通点や、地域ネタ、ジョークを入れて、「ラポール(架け橋)」をかけることができれば、スムーズに本題に入っていけます。


City life in a rain forest / K. Kendall

豊かな人生を送るために

富山に出張した際に、富山駅から東京駅までの帰りの特急列車の出発が25分遅れました。(中略)JRの駅員にすごい剣幕で怒っているサラリーマンに遭遇しました。(中略)

このように、自分でコントロールできないことに怒っても(その人自身の感情の若干の安定に繋がるのかもしれませんが)物事自体は何も変わりません。

それよりこの状況の捉え方を変えるほうがベターです。

例えば、富山駅で足止めをくらったとしても、「富山をすこし観光する時間の余裕ができたな」あるいは「コーヒー一杯でも飲んでゆっくりしよう」と捉えられるかもしれません。

毎日激務に追われていると、周りに対して攻撃的になりがちです。本当にデキル人は、心を鎮め、冷静に判断して行動できるのだと思います。相手を責めたり、変えようとしても上手く行きません。コントロールできるのは「自分」だけです。自分をうまく立ち回らせることができれば、周りの目も違ってくるでしょう。

官僚さんというと、超高学歴で明晰な頭脳を持つ人達が、切れ味よく仕事をしているイメージがあります。合理的に処理できる部分はなるべく合理的に処理して、判断や情熱が必要な、一番大切な部分に力を注げるようにする姿勢は、どの職種・場面でも大切です。

本書にある、官僚さんのギリギリの日々から抽出された仕事術は、まさに、忙しい日々の中で人間的な生活を送るためのノウハウと言えます。ぜひ、参考にしてみてください。

頑張ってください!

先日、とあるセミナーの二次会で著者の久保田さんにお会いして、その場で本書を購入してサインをもらいました。現在は内閣府を退職され、陸前高田市の副市長として活躍されています。

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久保田さんはなんと静岡出身の方でした。後からプロフィールを読んで知りました。これからも応援します!

今日のわかった

日々大量の仕事に追われ、ギリギリ状況で職務を遂行している官僚さん。

激務に揉まれたポテンシャルの高い人材が、民間企業に天下ることは、日本経済のためにも、まったく問題ないと思います。

ナントカ特殊法人への天下りは「?」ですが…^^;

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