最新ITツールを利用したタスク管理方法を1時間で学べる

当ブログの記事に共感していただけたら、また読みに来ていただけると嬉しいです。読んでくれる方の数が多くなると、更新するヤル気に繋がります(^^)

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Evernoteに保存Evernoteに保存

IMG_5643

サラリーマンのスキルには大きく分けて二つあります。一つは個々のタスクを遂行するスキル。もう一つはタスクを管理する能力です

会社員のための究極のタスク管理 「君ならまかせて安心」と言われる仕事術  5つのコツで「時間」と「情報」は自由に使える! (impress QuickBooks)

個々のタスクを遂行できることは大切です。そして、自分に降り掛かってくるタスクを自ら制御する能力はさらに大切です。

本書を読みながら、自分の仕事術を振り返ってみました。

スポンサーリンク

業務管理の鉄則

仕事を効率よく進めていくには、鉄則があります。

  • 頭の中にある気になることをすべてリストアップする
  • 各々の項目の従属関係を整理して、課題をグループ&ツリー化する
  • 末端の項目について、今後のアクションを考え実行する
  • 上記を定期的に見直す

サラリーマンだったころは、上記のような業務管理を徹底するように指導されました。最近はGTD法というワークフローが良く話題に上がっています。本書でもメインで取り上げられています。本質はみんな同じです。

「まだ何かやるべきことがたくさんあるのでは?」と仕事で不安になることはよくあることです。そんなときは、頭の中にあることをすべて書き出して、グルーピングや従属関係をつけて整理すると、やるべきことが意外と少なかったりして、精神的に安定します。

昔から仕事ができる人は、みんな同じような方法で業務を管理してきたということです。

IT技術の活用

情報は一カ所にまとめておくと便利です。以前は紙の書類はファイルして棚へ、パソコンのデータはパソコンへと、情報が複数の箇所に分散してしまいました。ちょっとしたメモ書などは、紛失してしまうことが良くありました。

しかし、今はEvetnoteにすべて集約することが可能です。

新しい情報の入り口は、Evernoteの「inbox」というフォルダに集約します。書類のスキャンも、iPhoneなどのメモも、送信先はinboxにしておきます。

そして、inboxの中身を日々確認して、処理していくことで、情報の流れをスムーズにできます。Evernoteはクラウドなので、出先でスマホからも利用が可能です。

便利なツールは積極的に活用していきましょう。

DSC_3420

時間管理は記録から

本書では、自分の時間を管理にするには、まずは自分が一日どのように時間を使っているのか記録を取ることを勧めています。

自分が1kmをどれくらいのスピードで走れるかを知らなければ、フルマラソンの目標タイムを設定できません。同じように、日々の仕事で時間管理をするには、まずは自分の日々の個々の行動にかかる時間を、計ってみようということです。

私は自分の時間の使い方の記録を取ることが、まだできていません。何度かツールを利用してチャレンジしてみたのですが、上手く活用できないのです。

本書によれば、記録のために新しいツールを使おうとすると、二つの新しいこと始める必要があるので、挫折しやすいとのこと。まずは手書きで記録を取ってみると良いということなので、再チャレンジしてみたいです。

業務とプライベートを分けない

社会人になってから、仕事とプライベートを明確に分けて行動していたのですが、あるとき上司から「仕事もプライベートも区別せず、常に自然体でいたほうがよい」とアドバイスされて、吹っ切れました。わざわざ違う顔を作ることは、パワーの無駄使いだと気がついたのです。

振り返ってみると、仕事の良いアイデアをお風呂の中で思いついたこともありますし、業務中にプライベートの充実につながる発見をしたこともあります。あえて分ける必要はないのです。

仕事で使っていたスケジュール帳には、休日の予定や、プライベートのメモも一緒に書くようにしました。本書でもプライベートも同じようにタスク・時間管理することを勧められています。やっていない方にとっては、パワフルな方法でしょう。

我々の目的は「楽しい人生を送る」ことでしょう。仕事が上手くいかなかったら、休日も楽しくないですし、プライベートが充実していなかったら、仕事へのモチベーションも下がってしまいます。

日々の活動を頑張ると共に、一歩引いて自分の生活を俯瞰的に眺めて、仕事とプライベートにリソースを効率よく振り分けられるような習慣が身に付くと、より充実した生活を送れるようになると思いました。

▼▼▼▼

もし仕事が上手く回っていないなと感じている方には、ぜひお勧めしたい本です。電子書籍でコンパクトにまとまっているので、1時間くらいで読めます。お手軽に最新の業務遂行ノウハウを学ぶことができます。

本書は著者のハマさんから頂きました。ありがとうございます。先日お会いしてお話を聞いたところ、電子書籍では異例の売り上げだそうです。やった!

今日のわかった

仕事を上手く進める方法については、すでに結論が出ています。

自己流で見つけていくのも良いですが、まず最初に先達の方法を学んで基本をつくってから、個々のケースに対してカスタマイズしていく方が効率が良いと思います。

関連記事

関連記事

スポンサーリンク

当ブログの記事に共感していただけたら、また読みに来ていただけると嬉しいです。読んでくれる方の数が多くなると、更新するヤル気に繋がります(^^)

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Evernoteに保存Evernoteに保存

フォローしていただけると、ブログ更新を見逃しません

push7 feedly
スポンサーリンク

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です