サラリーマンには、毎日色々な仕事が降ってきます。
朝一の会議が終わって、さて午前中に資料を作り上げてしまうぞ！と意気込んだ矢先に上司から「あの結果はどうなってる？」の質問。
「ちょっとお待ちください」と、慌ててエクセルでデータをまとめて上司に提出。
ふと気が付くと、もうお昼。午後はお得意さんとの打ち合わせ。ああ、今日も残業か……。
こんなことは日常茶飯事ではないでしょうか？
自分の仕事を減らすには何をすればよいのでしょうか？
私の経験上一つだけ知っていることがあります。紹介します。
ずばり、自分の業務目標を常に確認すること
よくわからない仕事をふっかけられて、私は途方にくれてました。その姿をみて、一人の同僚がアドバイスをくれました。
「それ、お前の仕事じゃないだろ。お前が本当にやるべき仕事はなんだ？」
その言葉を聞いて、体に電流が流れました。そうだ。本来やるべきことを差し置いて、突然降ってきた仕事を優先するのはナンセンスだ。と気が付きました。
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まず、自分が与えられた業務課題と納期を確認しましょう。呪文のように唱えましょう。
その上で、突然降ってきた仕事が、自分の業務課題を遂行する上で、どういう位置づけになるのかを確認しましょう。上司に直接尋ねてもよいでしょう。
「これ、急いでやる必要は本当にあるんですか？」
自分の課題を遂行する上で必要な業務であれば、引き受ければよいでしょう。もし明らかに必要がないのであれば、突っぱねましょう……。といっても、実際は難しいですよね。上司の要求は簡単には断れません。
しかし、ひるんではいけません。自分の業務目標に直接関係あるかどうかを、しっかり確認しましょう。
「承知しました。今期の私の業務目標とは直接関係ない仕事ですが。◯◯さんがどうしてもというのであれば、やっておきますよ」
というニュアンスを伝えるのです。
仕事はボランティアではありません。ビジネスとして一線を引くことが大切です。でないと、仕事は無限に増えていきます。
上司も完璧ではない
課長も部長の部下です。企業では社長以外みんな「部下」なのです。
上から無理難題を押し付けられることはしばしば。しわ寄せが、部下に降りてくることはしょっちゅうです。上司も完璧な人ではありません。会社を出ればただのおやじです。テンパることもあるでしょう。
しかし、上司の命令を毎回受けていたのでは、時間はいくらあっても足りません。突発の仕事でも、仕事の背景や意義、目的・目標をしっかり確認しましょう。
コミュニケーションを取るうちに、上司も「あれ？この仕事やる意味あるの？」と気がつくこともあるでしょう。
意味のない仕事は損失だ、ということを認識しましょう。
無駄な仕事をするのは「悪」だと意識する
良い仕事をするには、仕事を振る側と受ける側での、目的・目標のすり合わせが不可欠です。言われた仕事をただ受けるだけは、仕事の質は上がりません。
業務においては、無駄なことをする必要はありません。意見を交わして、無駄なことは削っていきましょう。本当にやるべきことに集中していくのです。
有名なトヨタの生産技術の根本は「無駄を省くこと」にあります。仕事において無駄は「悪」なのです。無駄な仕事をしても、誰にも認められませんし、成長の糧にもなりません。
仕事のための仕事ではなく、会社の、自分の利益に直結するための仕事をしていくことです。
「自分の業務目標を常に確認する」
周りに流されないように、しっかり確認していきましょう。
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